Prosedur Mutasi Pegawai Dalam Aplikasi GPP Satker

Mutasi atau perpindahan pegawai adalah hal yang biasa dan lumrah di lingkungan PNS, baik mutasi pensiun maupun mutasi/perpindahan kantor/tempat kerja. Mutasi mengakibatkan adanya perubahan dalam pembayaran belanja pegawai khususnya administrasi gaji baik dikantor yang lama maupun dikantor yang baru. Meskipun merupakan prosedur rutin, masih ada beberapa yang belum paham apa yang harus dilakukan dengan Aplikasi Gaji PNS Pusat (Aplikasi GPP) bila terjadi mutasi. Artikel berikut akan mendeskripsikan hal tersebut secara sederhana berdasarkan PER-37/PB/2009 tentang Petunjuk Teknis Pengalihan Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai Negeri Sipil Pusat Kepada Satuan Kerja Kementerian/Lembaga.

Yang paling penting dengan adanya mutasi pegawai ini adalah pembuatan Surat Keterangan Penghentian   Pembayaran (SKPP). SKPP adalah surat keterangan tentang terhitung mulai bulan dihentikan pembayaran gaji yang dibuat/dikeluarkan oleh PA/Kuasa PA berdasarkan surat keputusan yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang dan diketahui oleh KPPN setempat (Pasal 1 ayat 20). Setiap pegawai yang berdasarkan surat keputusan pejabat yang berwenang dipindahkan ke Satuan Kerja lain baik yang mengakibatkan perubahan KPPN pembayar maupun tetap pada KPPN yang sama dan/atau pegawai yang memasuki masa pensiun, wajib diterbitkan SKPP menggunakan Aplikasi GPP Satker (Pasal 15).

A. Prosedur Aplikasi GPP Satker Dalam Mutasi Pindah Antar Satker

APLIKASI GPP SATKER LAMA

1. Memastikan semua hak dan kewajiban yang berhubungan dengan pembayaran gaji pegawai yang pindah telah dibayar atau belum untuk dijadikan data dalam pembuatan SKPP.
2. Pilih Menu: Pegawai - Kirim Pegawai Pindah, pilih pegawai yang pindah, la lu pilih Menu Proses. Prosedur ini akan menonaktivkan pegawai yang pindah dari database aplikasi GPP satker sehingga tidak dapat dibayarkan gajinya di satker lama, sekaligus menghasilkan file ZNIP18digitpegawai.pnd misal Z198001012001011001.pnd. Bila prosedur ini belum dilaksanakan maka pembuatan SKPP melalui aplikasi GPP tidak bisa dilaksanakan karena datanya belum terdata sebagai pegawai pindah (belum dinonaktivkan).
3. Pilih Menu: Tambahan - SKPP, pilih menu rekam, arahkan cursor pada baris dengan Judul NIP lalu tekan Enter, akan muncul nama-nama pegawai yang telah dinonaktivekan datanya, pilih pegawai yang hendak dibuatkan SKPPnya, lalu isi sesuai dengan Judul disetiap barisnya. Setelah selesai diisi formnya, simpan dan cetak.
4. Saat pencetakan SKPP melalui aplikasi GPP, akan membuka file microsoft word berisi SKPP yang telah diisi tadi. Tampilan SKPP yang muncul belum rapi dan tidak ada tanggal penerbitan SKPP, namun kita bisa mengeditnya dengan merapikan sebagaimana mestinya dan memberikan tanggal penerbitan SKPP. setelah selesai bisa disimpan dan dicetak.
5. SKPP mutasi pensiun dicetak 5 rangkap dan dilampiri SK Pensiun dari Badan Kepegawaian Negara (BKN) dengan masing-masing ditujukan: lembar pertama dan kedua untuk PT. Taspen (Persero), lembar ketiga untuk pegawai yang bersangkutan, lembar keempat untuk KPPN sebagai pertinggal, lembar kelima untuk pertinggal Satuan Kerja yang bersangkutan.
6. SKPP mutasi pindah, dicetak 4 rangkap dan dilampiri SK Mutasi Pindah dengan masing-masing ditujukan: lembar pertama untuk pegawai yang bersangkutan untuk dilampirkan pada saat pengajuan gaji pertama kali ditempat yang baru, lembar   kedua   untuk   Satuan   Kerja   yang   baru (dilampiri dosir kepegawaian dan ADK Pegawai Pindah/file ZNIP18digitpegawai.pnd), lembar ketiga untuk KPPN asal sebagai pertinggal, lembar keempat untuk pertinggal Satuan Kerja yang bersangkutan.
7. SKPP tersebut disampaikan kepada KPPN untuk mendapatkan pengesahan/tanda tangan dari Kepala Seksi Pencairan Dana di lembar kedua SKPP, dan dibuatkan surat pengantarnya yang ditandatangani oleh Kepala KPPN.
8. Bila SKPP yang disampaikan kepada KPPN telah benar dan lengkap, maka paling lambat dalam satu hari kerja SKPP tersebut telah selesai diproses dan bisa diambil satker untuk dikirimkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
9. Pengiriman SKPP pindah pegawai ke kantor yang baru harus disertai dengan Dosir Pegawai dan ADK Pegawai Pindah agar bisa di update dan ditransfer di aplikasi GPP satker baru kemudian data tersebut dikirimkan ke KPPN untuk dimasukkan dalam database pembayaran gaji pegawai satker baru di KPPN.

APLIKASI GPP SATKER BARU

1. Satuan kerja yang baru tempat pegawai pindah akan mendapatkan SKPP lembar kedua dilampiri dosir kepegawaian dan ADK Pegawai Pindah. Dosir kepegawaian tersebut harus diupdate bila terjadi perubahan terkait dengan pembayaran gaji pegawai yang bersangkutan, sedangkan ADK pegawai pindah dari satker lama harus ditransfer ke aplikasi GPP satker baru. Satker Baru bisa merekam data pegawai tersebut dari awal, namun history gaji di satker lama tidak akan ada di aplikasi GPP, akibatnya KPPN akan menolak ADK pegawai dari satker tersebu t dan tidak bisa direkonsiliasi ADK GPP nya dalam rangka pembayaran belanja pegawai/gaji.
2. Pilih Menu: Pegawai - Terima Data Pegawai Pindah, pilih folder tempat adk ZNIP18digit.pnd lalu proses. Data pegawai baru berikut history nya (data pembayaran gaji di satker lama) akan masuk ke database aplikasi gpp satker.
3. Untuk memastikan apakah sudah ada nama pegawai baru di database, pilih Menu Data Pegawai.
4. Sesuaikan nomor urut pegawai dengan Menu: Pegawai - No Urut Pegawai, pilih menu Cek, Urutkan dan simpan (setelah pemberian No. Urut selesai), lalu OK. Pegawai baru tersebut sudah bisa dibuatkan data untuk pembayaran gaji ke KPPN.
5. Saat hendak mengajukan pembayaran gaji, satker harus mengirimkan ADK dari aplikasi GPP ke KPPN. Pilih Menu: Kirim - Kirim Pegawai Pindah/Baru ke KPPN, pilih pegawai baru lalu proses. Hal ini akan menghasilkan file ZKPPNnip18digit.krm misal ZKPPN198001012001011001.krm. File ini dicopy dan dikirimkan ke KPPN bersama dengan SKPP pegawai, surat pernyataan melaksanakan tugas, surat pelantikan, dan berkas pendukung lainnya sesuai peruntukannya.